Mỗi bức tranh trong bộ sưu tập nên có một hồ sơ riêng gồm bốn phần: ảnh (mặt trước, mặt sau, chữ ký, các chi tiết đặc trưng); thông tin tác phẩm (tác giả, tên tranh, năm, chất liệu, kích thước); nguồn gốc (nơi mua, ngày mua, giá, giấy tờ đi kèm); và lịch sử (treo ở đâu, sửa gì, cho mượn triển lãm ở đâu). Lưu ít nhất hai bản, một bản số hoá và một bản giấy, đặt ở hai nơi khác nhau.
Hồ sơ là thứ người mới sưu tầm hay bỏ qua vì thấy phiền, và là thứ người sưu tầm lâu năm hay tiếc nhất vì đã không làm sớm. Khi cần bán lại, cho mượn triển lãm, chia cho con cháu, xin bảo hiểm hay chỉ đơn giản là nhớ bức này mua ở đâu, hồ sơ là thứ trả lời.
Vì sao hồ sơ quan trọng không kém bức tranh?
Với người mua lại, người thẩm định hay bảo tàng, một bức tranh có lịch sử rõ ràng đáng tin hơn hẳn một bức tranh không rõ từ đâu đến. Nguồn gốc, dân trong nghề hay gọi là lịch sử sở hữu, là một trong những thứ người ta xem đầu tiên khi xét một tác phẩm. Hoá đơn của phòng tranh, ảnh chụp cùng hoạ sĩ, thư từ trao đổi khi đặt vẽ, catalogue triển lãm có in bức tranh, tất cả đều là mảnh ghép của lịch sử đó.
Với chính mình, hồ sơ giúp quản lý bảo quản. Biết bức nào là lụa, bức nào là giấy dó, bức nào đã đóng khung lại năm nào, bức nào treo cạnh cửa sổ bao lâu, mình mới biết bức nào cần kiểm trước mỗi mùa nồm. Ảnh chụp tình trạng theo thời gian là cách duy nhất để thấy một bức đang phai hay đang rạn.
Với gia đình, hồ sơ là cách để bộ sưu tập không trở thành một đống tranh vô danh khi mình không còn ở đó để kể. Rất nhiều bộ tranh gia đình bị chia nhỏ, bán rẻ hoặc bỏ quên chỉ vì con cháu không biết bức nào là gì, của ai, có ý nghĩa thế nào.
Cuối cùng, hồ sơ giúp khi có rủi ro: mất trộm, hư hỏng do thiên tai, tranh chấp. Có ảnh và giấy tờ, việc khai báo với cơ quan chức năng, làm việc với bảo hiểm hay chứng minh quyền sở hữu dễ hơn rất nhiều.
Những trường thông tin nên có cho mỗi bức
Không cần điền đủ ngay; điền những gì biết, để trống phần chưa rõ và bổ sung dần:
| Nhóm | Trường thông tin | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhận dạng | Mã số riêng, tên tranh, tác giả | Mã do mình đặt, ví dụ theo năm mua và số thứ tự |
| Mô tả | Năm sáng tác, chất liệu, cốt (toan, giấy, lụa, gỗ), kích thước | Kích thước ghi cao trước rộng sau, ghi rõ có hay không tính khung |
| Dấu hiệu | Vị trí chữ ký, chữ ở mặt sau, số bản (tranh in), nhãn dán | Chép nguyên văn những gì viết sau tranh |
| Nguồn gốc | Mua từ ai, ở đâu, ngày nào, giá, hình thức thanh toán | Nếu là quà, ghi người tặng và dịp |
| Giấy tờ | Hoá đơn, giấy xác nhận, thư từ, catalogue | Ghi giấy tờ gốc đang để ở đâu |
| Tình trạng | Tình trạng khi nhận, các lần kiểm | Kèm ngày và ảnh |
| Khung | Loại khung, kính, paspartu, nơi đóng, năm đóng | Giúp lần sau thay khung biết đã dùng gì |
| Lịch sử | Vị trí treo, cho mượn, triển lãm, phục chế | Phục chế ghi người làm và việc đã làm |
| Ghi chú riêng | Vì sao mua, câu chuyện kèm theo | Phần này con cháu đọc thích nhất |
Chụp ảnh tranh để lưu hồ sơ
Không cần máy ảnh chuyên nghiệp; điện thoại tốt và chút cẩn thận là đủ:
- Chọn ánh sáng ban ngày gián tiếp. Gần cửa sổ nhưng không có nắng chiếu thẳng, tắt đèn trong phòng để màu không bị lẫn.
- Đặt tranh thẳng, điện thoại song song. Tranh dựng thẳng hoặc nằm trên bàn, điện thoại đặt chính giữa, song song với mặt tranh để hình không bị méo.
- Chụp toàn bức mặt trước. Có thêm một tấm thẻ trắng hoặc xám đặt sát mép tranh để sau này so màu.
- Chụp mặt sau. Toàn bộ mặt sau, các chữ viết, nhãn, con dấu, số ghi trên khung căng.
- Chụp cận chữ ký và chi tiết. Chữ ký, vùng nét bút đặc trưng, bất kỳ vết nứt, vết bẩn, chỗ sửa nào hiện có.
- Chụp với thước. Một tấm có thước dây đặt cạnh để thấy tỉ lệ.
- Đặt tên tệp theo mã tranh. Ví dụ mã tranh rồi đến "truoc", "sau", "chuky". Ảnh đặt tên lung tung sẽ lạc trong hàng nghìn ảnh của điện thoại.
Giấy tờ nên xin khi mua và cách giữ
Hoá đơn hoặc biên nhận. Ghi rõ tên tranh, tác giả, chất liệu, kích thước, giá và ngày. Một biên nhận chỉ ghi "tranh sơn dầu" thì gần như không có giá trị chứng minh.
Giấy xác nhận của hoạ sĩ hoặc phòng tranh. Có ảnh tranh, thông tin tác phẩm, chữ ký. Giấy xác nhận chỉ có giá trị khi người cấp có uy tín và đúng là người có quyền cấp.
Ảnh chụp cùng hoạ sĩ, tại xưởng. Không phải giấy tờ chính thức nhưng là bằng chứng nguồn gốc hữu ích.
Tin nhắn, email trao đổi. Đặc biệt khi đặt vẽ: lưu lại cuộc trao đổi về đề tài, kích thước, tiến độ.
Catalogue, tờ giới thiệu triển lãm. Nếu bức tranh từng được trưng bày, giữ lại ấn phẩm có in hình hoặc tên tranh.
Giữ bản gốc ở chỗ khô, tối. Một bìa hồ sơ hoặc hộp giấy, để trong tủ, không để ở chỗ ẩm. Giấy tờ cũng bị nồm làm mốc như tranh.
Không dán giấy tờ vào mặt sau tranh. Keo và giấy kém có thể hại tranh. Nếu muốn có thông tin đi theo tranh, ghi một nhãn nhỏ dán lên khung chứ không dán lên toan hay giấy tranh.
Chụp lại mọi giấy tờ. Bản số hoá lưu cùng hồ sơ ảnh, phòng khi bản gốc thất lạc.
Lưu ở đâu: sổ tay, bảng tính hay phần mềm?
Cách đơn giản nhất là một bảng tính, mỗi dòng một bức, mỗi cột một trường thông tin như bảng ở trên, kèm một thư mục ảnh đặt tên theo mã tranh. Bảng tính dễ sửa, dễ sao chép, dễ in ra. Với bộ sưu tập dưới vài chục bức, cách này đủ dùng lâu dài.
Một cuốn sổ giấy cũng có cái hay: viết tay chậm hơn nên mình ghi kỹ hơn, và đọc lại có cảm giác như nhật ký. Nhiều người dùng song song: sổ giấy để ghi câu chuyện và cảm nhận, bảng tính để giữ dữ liệu có cấu trúc.
Có những phần mềm quản lý bộ sưu tập nghệ thuật, nhưng với người mới thì chưa cần. Rủi ro của phần mềm là dịch vụ có thể đóng cửa, đổi giá hoặc khó xuất dữ liệu ra. Nếu dùng, hãy chắc chắn có thể xuất toàn bộ dữ liệu và ảnh ra định dạng phổ biến.
Dù chọn cách nào, giữ hai bản ở hai nơi. Bản trên máy tính và một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây; hoặc một bản số và một bản giấy để ở nhà người thân. Hồ sơ chỉ có trên một chiếc điện thoại thì mất điện thoại là mất hồ sơ. Và nên nói cho ít nhất một người trong gia đình biết hồ sơ để ở đâu.
Thói quen giữ hồ sơ sống
Ghi ngay khi mua. Tối hôm mang tranh về là lúc nhớ rõ nhất mọi chi tiết. Để một tuần là quên một nửa.
Cập nhật khi có thay đổi. Đổi khung, đổi chỗ treo, cho mượn, phục chế: mỗi lần ghi một dòng.
Chụp lại ảnh tình trạng định kỳ. Mỗi năm một lần hoặc trước, sau mùa nồm với tranh nhạy.
Ghi cả bức đã bán, đã tặng. Đánh dấu là đã rời bộ sưu tập, ghi cho ai và khi nào. Lịch sử đầy đủ có cả phần ra.
Ghi câu chuyện. Vì sao chọn bức này, gặp hoạ sĩ thế nào, bức tranh gắn với giai đoạn nào trong đời. Đây là phần không ai khác viết thay được.
Đánh mã trên khung. Một nhãn nhỏ ghi mã tranh dán ở mặt sau khung giúp nối bức tranh với hồ sơ.
Rà toàn bộ mỗi năm một lần. Đối chiếu danh sách với tranh thật trong nhà, kho. Bất ngờ là có bức đã lâu không ai nhìn tới.
Câu hỏi thường gặp
Tranh không có giấy chứng nhận thì có sao không?
Rất nhiều tranh mua trực tiếp từ hoạ sĩ không kèm giấy chứng nhận riêng. Lúc đó hoá đơn ghi rõ thông tin, ảnh chụp tại xưởng, tin nhắn trao đổi đều là bằng chứng nguồn gốc. Có thể xin hoạ sĩ ký một tờ xác nhận ngắn kèm ảnh tranh.
Kích thước tranh ghi thế nào cho đúng?
Thường ghi chiều cao trước, chiều rộng sau, đơn vị xăng-ti-mét, và ghi rõ là kích thước phần tranh hay đã tính khung. Tranh in đồ hoạ nên ghi cả kích thước tờ giấy và kích thước phần hình in.
Có nên ghi giá mua vào hồ sơ không?
Nên, vì nó cần cho bảo hiểm, cho việc chia thừa kế và cho chính mình hiểu dòng chi tiêu. Nếu ngại người khác thấy, giữ phần giá ở một bản riêng chỉ mình và người thân tin cậy biết.
Tranh được tặng thì lập hồ sơ thế nào?
Như tranh mua, chỉ thay phần nguồn gốc bằng người tặng, dịp tặng và ngày. Nếu có thể, hỏi người tặng mua tranh ở đâu để ghi thêm.
Có nên viết lên mặt sau toan để đánh dấu?
Không nên viết, dán trực tiếp lên toan hay giấy tranh. Ghi thông tin lên nhãn dán ở khung, hoặc chỉ giữ trong hồ sơ. Mọi thứ thêm vào chính tác phẩm đều có thể gây hại hoặc làm rối lịch sử của nó.
Bộ sưu tập nhỏ vài bức có cần hồ sơ không?
Có, và đó là lúc dễ làm nhất. Lập hồ sơ cho năm bức chỉ mất một buổi tối; để tới năm mươi bức mới làm thì thành một dự án lớn và nhiều thông tin đã quên mất.
